MICE Services,
die aus der Reihe tanzen.

Meetings & Events

Für Veranstaltungen
mit WOW-Faktor.

Mit dem gewissen etwas Mehr. Sie wollen aus Ihrem Event ein „Eventure“ machen und bei Ihren Gästen einen bleibenden Eindruck hinterlassen? Oder Ihr nächstes Business Meeting ganz „hybrid“ gestalten und Ihre Teilnehmer mittels eigener App immer up-to-date halten? Als Netzwerkpartner von American Express Global Business Travel bieten wir auch im MICE Bereich das gewisse etwas Mehr an globaler Performance.

Meeting & Event Management I Destination Management I Health Care I
Teilnehmer Management & Apps I Kontakt

Congresses

Für Kongresse mit
Sorglos-Gefühl.

Ohne Pi mal Daumen. Bei der Planung von Kongressen & Tagungen gilt eindeutig – PCO statt DIY! Schließlich geht es nicht nur um die perfekte Organisation. Als Professional Congress Organizer (PCO) steht Ihnen ein langjähriges Team von Anfang an, bei jedem Schritt und ohne Kompromiss zur Seite. Überlassen Sie uns etwa Bereiche wie Registratur, Budgetkontrolle oder das Handling von wissenschaftlichen Abstracts.

Congress Management (PCO) I Destination Management (DMC) I Green Meetings I MedTech I Teilnehmer Management & Apps I Kongresskalender I Kontakt

Incentives

Für Gruppenreisen
mit Erlebnis-Charakter.

Schluss mit 08/15. Sie wollen in einer Gruppe zu einem erfolgreichen Business Trip aufbrechen? Oder Ihre Mitarbeiter mit einem unvergesslichen Reiseerlebnis begeistern? Egal ob Betriebsausflug, Teambuilding oder Incentive. Wir schicken Sie auf eine Reise, die Ihre Erwartungen weit übertreffen wird. Ihr persönlicher Reiseberater weiß alles über Ihre Wunsch-Destination und versorgt Sie mit Tipps & Tricks – maßgeschneidert auf Ihr Budget.

Gruppenreisen I Destination Management I Incentive Tipps I Geschäftsreise Management I Kontakt

MICE is our business.

Das sagen wir

Gemeinsam machen wir Ihre Meetings, Incentives, Congresses & Events zu einzigartigen Erlebnissen: Ihre Meeting & Event Spezialisten von AX Travel Management. Ihre Kongress-Profis von Austropa Interconvention. Ihre Incentive-Experten von Verkehrsbüro Business Travel. Unter dem neuen Dach von Verkehrsbüro MICE Services.

Wir sind Teil der Verkehrsbüro Group, Österreichs größtem Touristik-Unternehmen. Als Netzwerkpartner von American Express Global Business Travel sind wir weltweit vertreten. Im Meeting- & Event Management sogar global Nummer 1. Mit unseren langjährigen Mitarbeitern bieten wir einzigartiges Know-how und mehr Vielfalt an Produkten & Leistungen.

Das sagen unsere Kunden

„[…] Ich möchte die Gelegenheit nutzen um Ihnen und Ihrem Team herzlichst für die tolle Kongressvorbereitung und -abwicklung zu danken. Es hat alles bestens funktioniert und sowohl die Teilnehmer als auch wir als Organisatoren waren mit Ihrem Service ausgesprochen zufrieden.

Sollten wir wieder einmal einen Kongress zu organisieren haben wissen wir wohin wir uns wenden werden.[…]

ESVV, Prof. Dr. Norbert Nowotny, Congress PresidentCongress of the European Society for Veterinary

„[…] zum Ende des erfolgreichen Abschlusses der EFMC12 möchte ich mich bei Ihnen sehr herzlich für Ihre Arbeit bedanken. Die schnelle Umsetzung unserer Sonderwünsche hat mich besonders beeindruckt. Auch fand ich den persönlichen Kontakt und die Zusammenarbeit jederzeit sehr konstruktiv und angenehm. Daher werde ich AUSTROPA (VB-MICE) jedem potentiellen Tagungsorganistor uneingeschränkt weiterempfehlen![…]

EFMC12, Prof. Hendrik Kuhlmann, Chair of the Organizing Committee 12th European Fluid Mechanics Conference

„[…] ich habe in meinem Berufsleben schon mit unterschiedlichsten Menschen zusammengearbeitet, aber ich habe mich noch nie auf so kompetente Weise unterstützt gefühlt! Der Kongress war ein ganz toller Erfolg auf allen Ebenen! […]

Dr. Andrea Harms, Conference Co-Chair42nd IAPSP Annual International Conference

„[…] Da wir schon seit vielen Jahren sehr positive Erfahrungen mit der Austropa haben, haben wir uns auch für die 25th International Conference on Health Promoting Hospitals and Health Care für diesen Anbieter entschieden. Das Team der Austropa Interconvention macht Unmögliches möglich und organisiert bis ins kleinste Detail alles perfekt. Auch von unseren internationalen Teilnehmerinnen und Teilnehmern haben wir durchwegs positives Feedback erhalten.[…]

Astrid Loidolt, WHO Collaborating Centre for Health Promotion in Hospitals and Health Care25th International Conference on Health Promoting Hospitals and Health Services

„[…] um Ihnen nochmals ganz herzlich für all Ihre Arbeit, die unermüdliche Unterstützung in sämtlichen Bereichen und besonders auch für Ihren Einsatz in der Kongresswoche selbst vor Ort zu danken – es war ein wunderbar beruhigendes Gefühl, sich in allen Registrierungs- und sonstigen relevanten Belangen voll und ganz auf Sie und Ihre MitarbeiterInnen verlassen zu können. […]

Monika Geretsegger, Local Organising CommitteeEMTC - European Music Therapy Conference

„[…] Das diesjährige Motorensymposium ist wieder erfolgreich verlaufen! Die Mitarbeiter von Austropa sind an diesem Erfolg in großem Ausmaß beteiligt. Wir bedanken uns sehr herzlich für diese perfekte Kooperation, die sowohl bei der Vorbereitung des Symposiums als auch bei der Durchführung im Kongresszentrum Hofburg Wien zum Tragen kommt. […]

Prof. Dr. H. P. Lenz, Präsident Österreichischer Verein für KraftfahrzeugtechnikInternationales Wiener Motorensymposium

Die gesamte Referenzliste finden Sie hier als .pdf

Online Buchen.

VB2meet – neu für Selbstbucher!

Mit „VB2meet“ finden Sie mit wenigen Klicks Ihren perfekten Veranstaltungsort. Suchen Sie online Meetingräume und Zimmer in über 350.000 Hotels & Locations weltweit. Von traditionell bis extravagant. Keine Online-Gebühr. Direkt anfragen, zeitnahe Angebote & Abrechnung mit dem Anbieter.

Interessiert? VB2meet@vb-mice.at| +43 (1)588 00-530

Unser Plus an Service.

Location gefunden! Wie sieht es mit der Anreise aus? Können wir Sie bei der Teilnehmer-Anmeldung unterstützen? J@mes , unser Web-Butler erspart Ihnen dabei viel Zeit! Wollen Sie Ihre Teilnehmer mit einem kreativen Rahmenprogramm begeistern? Oder müssen Sie etwa Veranstaltungskosten gesammelt einreichen?

Tipps & Tricks gibt´s von unseren MICE-Experten!

Meeting & Event Management.

Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.

Unsere erfahrenen „Event-Designer“ unterstützen bei Planung und Durchführung von Veranstaltungen. Ganz nach Ihren Wünschen und Zielen entwickeln wir individuelle Konzepte und sorgen für den „Roten Faden“. Wir begleiten Sie in allen Phasen Ihres Meetings oder Events. Egal ob Sie eine außergewöhnliche Location suchen oder Unterstützung beim Teilnehmer-Management benötigen. Wir sorgen für einzigartige Erlebnisse – mit dem Ziel, einen bleibenden Eindruck bei Ihren Gästen zu hinterlassen!

Auch das Finanzielle soll im Rahmen bleiben.

Entwickeln wir gemeinsam ein nachhaltiges, strategisches Veranstaltungs-Konzept. Maximieren Sie Ihre Möglichkeiten an Einsparungen. Sorgen Sie für mehr Transparenz bei Ihren Ausgaben und Aktivitäten. Im Fokus stehen konsequente Kostenkontrolle und strukturierte Prozessabläufe. Risiken in Zusammenhang mit Verträgen werden genau analysiert und optimiert. Wir beantworten Fragen zu Finanzierung, Compliance oder Fürsorgepflicht gegenüber Ihren Teilnehmern. Behalten wir gemeinsam den Überblick!

Health Care.

Maßgeschneiderte MICE Lösungen.

Unser Serviceteam hat langjährige Erfahrung mit Dienstleistungen für Unternehmen und Personen im Gesundheitsbereich. Wir sind entsprechend zertifiziert und berücksichtigen branchenspezifische Richtlinien & Vorgaben. Unsere Lösungen richten sich an Selbstständige sowie Unternehmen im Health Care Bereich: Sicherheitspakete mit Notfall-Service, transparente Abrechnung & Reports für die Steuererklärung oder Fundverwaltung inklusive Prozesse zum Thema HCO und HCP Sponsorship.

MedTech Trusted Partner.

Austropa Interconvention wurde als einer der ersten PCOs in Österreich von MedTech Europe als Trusted Partner zertifiziert. Durch das Trusted Partner Gütesiegel wird bestätigt, dass die Mitarbeiter des Unternehmens über die Inhalte des Kodex bestens Bescheid wissen und entsprechend agieren. Das klassische Sponsoring in diesem Bereich wird durch Educational Grants ersetzt, welche Gesundheitseinrichtungen zur Verfügung gestellt werden. >>>zum BLOG-Beitrag

Destination Management (DMC).

Hotelbuchung

Preisverhandlung & Reservierung von Zimmer-Kontingenten. Block-Buchungen mit eigenem Online-Tool etc.

Reiseplanung

Logistik-Support. Transfers und Shuttle-Dienste. Buchung von Flug- oder Bahntickets. Visum, Lounge-Zutritt etc.

Side-Events

Maßgeschneiderte Ausflugspakete. Bestellung von Fremdenführern oder Bussen, exklusive Führungen etc.

Abend-Programm

Auswahl der Location. Betreuung & Koordination vor Ort. Gestaltung & Planung. Catering, Technik, Musik, Moderation etc.

Incentive Tipps.

Nichts fördert das Image eines Unternehmens oder Chefs so sehr, wie eine Incentive-Reise, die jenseits des Gewöhnlichen liegt. Ob Betriebsausflug oder Gruppen-Reisen für Vereine: ab 10 Personen bieten wir Ihnen maßgeschneiderte und einmalige Erlebnis-Reisen, die so besonders sind, wie die Menschen, die sie genießen.

Egal ob Team-Building, Betriebsausflug oder Kunden-Trip.

Wie wäre es mit einem Zipline-Flug von der Holmenkollen-Schanze in Oslo? Sehen Sie exklusiv die Sixtinische Kappelle. Oder bestreiten Sie selbst einen Grand Prix in Abu Dhabi – natürlich tragen die Rennautos Ihr Firmenlogo! Es gibt (fast) nichts, das wir für Sie nicht organisieren können!

4. April 2019/von PfallerM

Incentive-Tipp: Côte d’Azur

14. März 2019/von PfallerM

Incentive-Tipp: Madrid

14. März 2019/von PfallerM

Therme Laa – Hotel & Silent Spa

19. Februar 2019/von PfallerM

Incentive-Tipp: London

Congress Management (PCO).

Exakte Planung und effizientes Organisieren ist das Um und Auf, um Ihr Vorhaben zum Erfolg zu führen. Denken Sie an die Feinheiten von Steuern und Versicherungen. Und die große Kunst, das Budget nicht bloß einzuhalten, sondern – wenn möglich – die Kosten effektiv zu senken. Ein erfahrener Projektleiter berät Sie, koordiniert und organisiert von Anfang bis zum Ende.

Ob Groß-Kongresse jeder Größenordnung oder Konferenzen im In- und Ausland. Wir betreuen Unternehmen, wie auch Verbände oder öffentliche Institutionen. Sie haben die Wahl zwischen einer Komplett-Organisation oder einzelner Teile im Baukasten-System mit maßgeschneiderten Lösungen. Sicherheit bei Planung, Kosten & Qualität werden garantiert.

Projektierung.

Bedarfsanalyse und Zielsetzung. Erstellung des Aktions- und Zeitplans. Location Suche und Konferenzort Management. Beratung und Vertragsaufbereitung. Verhandlung mit Lieferanten.

Finanzierung.

Kosten-Ermittlung. Sorgfältige Budgetierung. Kontinuierliche Überwachung und Analyse des Budgets. Unterstützung in steuerlichen Aspekten. Eigenes Kongress-Konto. Effiziente Abrechnung.

Vor Ort.

Beratung & Auswahl von Drittfirmen. Koordination von Aushilfspersonal. Teilnehmer-Management. Detailabstimmung & Überwachung des gesamten Kongress-Ablaufs.

Registratur.

Online-Plattform zur Teilnehmer-Anmeldung. Zahlungsabwicklung. Korrespondenz mit Teilnehmern. Online-Reporting für den Veranstalter.

Marketing.

Unterstützung bei Marketing- & Vertriebsaktivitäten. Erstellung einer Website & Logo im Corporate Design. Koordination von Publikationen und Drucksorten.

Abstracts.

Online-Formular zur Einreichung von Abstracts. Online-Begutachtung & Bewertung der Vorträge. Benachrichtigung an Einreicher & Programmerstellung.

Teilnehmer Management.

J@mes, der Web-Butler.

Wir dürfen vorstellen: J@mes, stets zu Ihren Diensten für Ihre nächste Veranstaltung! Mit unserem Web-Butler finden wir dank modernster Online-Systeme für jede MICE Anforderung die passende Lösung: Verwaltung von Teilnehmern & Abrechnung, Einladungsversand, eigenes Flugbuchungstool mit individuellen Raten, Event-Check-In mittels Barcode-System, Feedback-Umfragen, virtuelle „hybride“ Meeting & Event Lösungen. Die Anzahl an Möglichkeiten ist groß, um Ihnen Zeit & Mühe zu sparen!

Mobile Event Apps.

Wir können auch eine maßgeschneiderte App für Ihren nächsten Event oder Kongress selbst kreieren. Zu 100 % datenschutzkonform. Damit entsteht eine Dynamik, die die Teilnehmer involviert und motiviert – und ein einzigartiges Event-Erlebnis schafft: Interaktiver Austausch in Echtzeit aller Teilnehmer und Gruppen. Einbeziehen in das Veranstaltungsgeschehen. Speaker-Infos & Downloads für Präsentationen. Möglichkeit für Feedbacks. Ad-hoc-Umfragen. Push-Nachrichten u.v.m.

Gruppenreisen.

Einzigartige Reisebüro-Beratung.

Gemeinsam mit unseren Kollegen aus den Business Travel Teams haben wir als zertifizierte IATA-Reiseberater Zugriff auf verschiedene professionelle Reservierungssysteme. Damit bieten wir Ihnen bestmögliche Varianten für Flüge, Hotels oder Mietwagen. Nicht zu vergessen sind unsere Service-Upgrades wie Web-Check-In, Reiseversicherung oder Lounge-Zutritt. Egal ob Sie als Einzelreisender oder in einer Gruppe unterwegs sind.

Vorteilhafte Gruppen-Tarife.

Bei Einzel-Flugbuchungen müssen, abhängig vom jeweiligen Tarif, Namen sofort bekannt gegeben und Tickets meist umgehend nach Buchung ausgestellt werden. Bei Buchungen ab 10 Personen liegen Sie klar im Vorteil. Größtenteils sind nicht nur Namensänderungen möglich. Auch Storno- bzw. Umbuchungsbedingungen sind weniger restriktiv. Fluggesellschaften und Hotelketten bieten auch zusätzliche temporäre Gruppen-Specials.

Sicher & kontrolliert unterwegs.

Mit zentralen Passagierlisten behalten Sie den Überblick, auch in Notsituationen. Unsere entsprechende Daten-Erfassung hilft, Ihre Sorgfaltspflicht gegenüber allen Teilnehmern umzusetzen. Wir bieten gerne entsprechende „Traveller Tracking“ Lösungen. Travel- & Meeting-Richtlinien werden selbstverständlich berücksichtigt. Mit einer besseren Ausgabenkontrolle sichern wir Ihnen noch dazu Einsparungen.

Lokale & globale Partnerschaften.

Als Teil der Verkehrsbüro Group erhalten wir nicht nur hierzulande beste Konditionen bei unseren Lieferanten & Partnern. Als Netzwerkpartner von American Express Global Business Travel haben wir attraktive globale Verträge mit Fluglinien oder Hotelketten. Dazu wurde auch ein eigenes Partner-Programm gestartet. Als Endkunde können wir Ihnen bestmögliche Preise anbieten und bei Bedarf auch noch mal nachverhandeln!

Green Meetings.

Nachhaltigkeit, ohne Wenn und Aber!

„Green Meetings“ ist nicht bloß ein schönes „grünes“ Schlagwort. Es ist der neue Standard im MICE Bereich. Wir haben die Berechtigung, Ihre Veranstaltung nach den Kriterien des Österreichischen Umweltzeichens “Green Meeting” zu zertifizieren. Und diese zu einem Beispiel für Nachhaltigkeit und Verantwortung zu machen. Sorgen wir gemeinsam vor: Reduzierung des CO₂-Ausstoßes, Steigerung der Energieeffizienz, Abfallvermeidung, nachhaltiger Umgang mit Ressourcen.

Wie schafft man das konkret?

Bevor wir Ihre Veranstaltung als „Green Meeting“ durchführen dürfen, müssen wir als zertifiziertes „Green Office“ bereits im Vorfeld einige Richtlinien erfüllen. Dies beginnt bei der umweltgerechten Beschaffung von energiesparenden Druckern. Bis zur entsprechenden Vermeidung von Abfall in der Kaffeeküche. Bei Veranstaltungen, die wir als „Green Meeting“ durchführen sind etwa die umweltgerechte Anreise oder die Auswahl regionaler Catering-Firmen entscheidende Kriterien.

Geschäftsreise Management.

Business as unusual.

Wenn´s mal nicht um eine Gruppenreise geht. Unsere Business Travel Experten kümmern sich um Einzel-Arrangements für Flüge, Hotels, Mietwagen oder Bahn. Für Selbst-Bucher stehen eigene Online-Tools oder BEasy, unser Travelmaster zur Verfügung. Mit zahlreichen Service-Upgrades, machen wir Ihre Reiseplanung zum „easy-going“. Wir denken auch an Einsparungen, „Duty of care“ oder Nachhaltigkeit. Und sorgen somit bei Ihrem Travel Management für eine Punktlandung!

Ihre Nummer 1.

Ob in Österreich oder als globaler Netzwerkpartner von American Express Global Business Travel – bei Geschäftsreisen führt kaum ein Weg an uns vorbei! Persönliche Betreuung durch 160 top-qualifizierte Business Travel Profis. Lokaler Service in Wien, Linz, Graz, Salzburg, Klagenfurt & Bregenz. 24/7-Notfall-Hotline mit lokalen Mitarbeitern in Österreich besetzt. Firmenspezifische Online-Tools. Lokales Online Support Team mit technischem Helpdesk uvm. geschaeftsreisen.at

MICE Services, die aus der Reihe tanzen.

Für Veranstaltungen mit WOW-Faktor.

Für Kongresse mit Sorglos-Gefühl.

Für Gruppenreisen mit Erlebnis-Charakter.