MICE Services,
Meetings & Events
Für Veranstaltungen
mit WOW-Faktor.
Mit dem gewissen etwas Mehr. Sie wollen aus Ihrem Event ein „Eventure“ machen und bei Ihren Gästen einen bleibenden Eindruck hinterlassen? Oder Ihr nächstes Business Meeting ganz „hybrid“ gestalten und Ihre Teilnehmer mittels eigener App immer up-to-date halten? Als Netzwerkpartner von American Express Global Business Travel bieten wir auch im MICE Bereich das gewisse etwas Mehr an globaler Performance.
Meeting & Event Management I Destination Management I Health Care I
Teilnehmer Management & Apps I Kontakt
Congresses
Für Kongresse mit
Sorglos-Gefühl.
Ohne Pi mal Daumen. Bei der Planung von Kongressen & Tagungen gilt eindeutig – PCO statt DIY! Schließlich geht es nicht nur um die perfekte Organisation. Als Professional Congress Organizer (PCO) steht Ihnen ein langjähriges Team von Anfang an, bei jedem Schritt und ohne Kompromiss zur Seite. Überlassen Sie uns etwa Bereiche wie Registratur, Budgetkontrolle oder das Handling von wissenschaftlichen Abstracts.
Congress Management (PCO) I Destination Management (DMC) I Green Meetings I MedTech I Teilnehmer Management & Apps I Kongresskalender I Kontakt
Incentives
Für Gruppenreisen
mit Erlebnis-Charakter.
Schluss mit 08/15. Sie wollen in einer Gruppe zu einem erfolgreichen Business Trip aufbrechen? Oder Ihre Mitarbeiter mit einem unvergesslichen Reiseerlebnis begeistern? Egal ob Betriebsausflug, Teambuilding oder Incentive. Wir schicken Sie auf eine Reise, die Ihre Erwartungen weit übertreffen wird. Ihr persönlicher Reiseberater weiß alles über Ihre Wunsch-Destination und versorgt Sie mit Tipps & Tricks – maßgeschneidert auf Ihr Budget.
Gruppenreisen I Destination Management I Incentive Tipps I Geschäftsreise Management I Kontakt
MICE is our business.
Das sagen wir
Gemeinsam machen wir Ihre Meetings, Incentives, Congresses & Events zu einzigartigen Erlebnissen: Ihre Meeting & Event Spezialisten von AX Travel Management. Ihre Kongress-Profis von Austropa Interconvention. Ihre Incentive-Experten von Verkehrsbüro Business Travel. Unter dem neuen Dach von Verkehrsbüro MICE Services.
Wir sind Teil der Verkehrsbüro Group, Österreichs größtem Touristik-Unternehmen. Als Netzwerkpartner von American Express Global Business Travel sind wir weltweit vertreten. Im Meeting- & Event Management sogar global Nummer 1. Mit unseren langjährigen Mitarbeitern bieten wir einzigartiges Know-how und mehr Vielfalt an Produkten & Leistungen.
Das sagen unsere Kunden
Meeting & Event Management.
Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.
Unsere erfahrenen „Event-Designer“ unterstützen bei Planung und Durchführung von Veranstaltungen. Ganz nach Ihren Wünschen und Zielen entwickeln wir individuelle Konzepte und sorgen für den „Roten Faden“. Wir begleiten Sie in allen Phasen Ihres Meetings oder Events. Egal ob Sie eine außergewöhnliche Location suchen oder Unterstützung beim Teilnehmer-Management benötigen. Wir sorgen für einzigartige Erlebnisse – mit dem Ziel, einen bleibenden Eindruck bei Ihren Gästen zu hinterlassen!
Auch das Finanzielle soll im Rahmen bleiben.
Entwickeln wir gemeinsam ein nachhaltiges, strategisches Veranstaltungs-Konzept. Maximieren Sie Ihre Möglichkeiten an Einsparungen. Sorgen Sie für mehr Transparenz bei Ihren Ausgaben und Aktivitäten. Im Fokus stehen konsequente Kostenkontrolle und strukturierte Prozessabläufe. Risiken in Zusammenhang mit Verträgen werden genau analysiert und optimiert. Wir beantworten Fragen zu Finanzierung, Compliance oder Fürsorgepflicht gegenüber Ihren Teilnehmern. Behalten wir gemeinsam den Überblick!
Destination Management (DMC).
Hotelbuchung
Preisverhandlung & Reservierung von Zimmer-Kontingenten. Block-Buchungen mit eigenem Online-Tool etc.
Reiseplanung
Logistik-Support. Transfers und Shuttle-Dienste. Buchung von Flug- oder Bahntickets. Visum, Lounge-Zutritt etc.
Side-Events
Maßgeschneiderte Ausflugspakete. Bestellung von Fremdenführern oder Bussen, exklusive Führungen etc.
Abend-Programm
Auswahl der Location. Betreuung & Koordination vor Ort. Gestaltung & Planung. Catering, Technik, Musik, Moderation etc.
Incentive Tipps.
Nichts fördert das Image eines Unternehmens oder Chefs so sehr, wie eine Incentive-Reise, die jenseits des Gewöhnlichen liegt. Ob Betriebsausflug oder Gruppen-Reisen für Vereine: ab 10 Personen bieten wir Ihnen maßgeschneiderte und einmalige Erlebnis-Reisen, die so besonders sind, wie die Menschen, die sie genießen.
Egal ob Team-Building, Betriebsausflug oder Kunden-Trip.
Wie wäre es mit einem Zipline-Flug von der Holmenkollen-Schanze in Oslo? Sehen Sie exklusiv die Sixtinische Kappelle. Oder bestreiten Sie selbst einen Grand Prix in Abu Dhabi – natürlich tragen die Rennautos Ihr Firmenlogo! Es gibt (fast) nichts, das wir für Sie nicht organisieren können!
Congress Management (PCO).
Exakte Planung und effizientes Organisieren ist das Um und Auf, um Ihr Vorhaben zum Erfolg zu führen. Denken Sie an die Feinheiten von Steuern und Versicherungen. Und die große Kunst, das Budget nicht bloß einzuhalten, sondern – wenn möglich – die Kosten effektiv zu senken. Ein erfahrener Projektleiter berät Sie, koordiniert und organisiert von Anfang bis zum Ende.
Ob Groß-Kongresse jeder Größenordnung oder Konferenzen im In- und Ausland. Wir betreuen Unternehmen, wie auch Verbände oder öffentliche Institutionen. Sie haben die Wahl zwischen einer Komplett-Organisation oder einzelner Teile im Baukasten-System mit maßgeschneiderten Lösungen. Sicherheit bei Planung, Kosten & Qualität werden garantiert.
Projektierung.
Bedarfsanalyse und Zielsetzung. Erstellung des Aktions- und Zeitplans. Location Suche und Konferenzort Management. Beratung und Vertragsaufbereitung. Verhandlung mit Lieferanten.
Finanzierung.
Kosten-Ermittlung. Sorgfältige Budgetierung. Kontinuierliche Überwachung und Analyse des Budgets. Unterstützung in steuerlichen Aspekten. Eigenes Kongress-Konto. Effiziente Abrechnung.
Vor Ort.
Beratung & Auswahl von Drittfirmen. Koordination von Aushilfspersonal. Teilnehmer-Management. Detailabstimmung & Überwachung des gesamten Kongress-Ablaufs.
Registratur.
Online-Plattform zur Teilnehmer-Anmeldung. Zahlungsabwicklung. Korrespondenz mit Teilnehmern. Online-Reporting für den Veranstalter.
Marketing.
Unterstützung bei Marketing- & Vertriebsaktivitäten. Erstellung einer Website & Logo im Corporate Design. Koordination von Publikationen und Drucksorten.
Abstracts.
Online-Formular zur Einreichung von Abstracts. Online-Begutachtung & Bewertung der Vorträge. Benachrichtigung an Einreicher & Programmerstellung.
Gruppenreisen.
Einzigartige Reisebüro-Beratung.
Gemeinsam mit unseren Kollegen aus den Business Travel Teams haben wir als zertifizierte IATA-Reiseberater Zugriff auf verschiedene professionelle Reservierungssysteme. Damit bieten wir Ihnen bestmögliche Varianten für Flüge, Hotels oder Mietwagen. Nicht zu vergessen sind unsere Service-Upgrades wie Web-Check-In, Reiseversicherung oder Lounge-Zutritt. Egal ob Sie als Einzelreisender oder in einer Gruppe unterwegs sind.
Vorteilhafte Gruppen-Tarife.
Bei Einzel-Flugbuchungen müssen, abhängig vom jeweiligen Tarif, Namen sofort bekannt gegeben und Tickets meist umgehend nach Buchung ausgestellt werden. Bei Buchungen ab 10 Personen liegen Sie klar im Vorteil. Größtenteils sind nicht nur Namensänderungen möglich. Auch Storno- bzw. Umbuchungsbedingungen sind weniger restriktiv. Fluggesellschaften und Hotelketten bieten auch zusätzliche temporäre Gruppen-Specials.
Sicher & kontrolliert unterwegs.
Mit zentralen Passagierlisten behalten Sie den Überblick, auch in Notsituationen. Unsere entsprechende Daten-Erfassung hilft, Ihre Sorgfaltspflicht gegenüber allen Teilnehmern umzusetzen. Wir bieten gerne entsprechende „Traveller Tracking“ Lösungen. Travel- & Meeting-Richtlinien werden selbstverständlich berücksichtigt. Mit einer besseren Ausgabenkontrolle sichern wir Ihnen noch dazu Einsparungen.
Lokale & globale Partnerschaften.
Als Teil der Verkehrsbüro Group erhalten wir nicht nur hierzulande beste Konditionen bei unseren Lieferanten & Partnern. Als Netzwerkpartner von American Express Global Business Travel haben wir attraktive globale Verträge mit Fluglinien oder Hotelketten. Dazu wurde auch ein eigenes Partner-Programm gestartet. Als Endkunde können wir Ihnen bestmögliche Preise anbieten und bei Bedarf auch noch mal nachverhandeln!
Geschäftsreise Management.
Business as unusual.
Wenn´s mal nicht um eine Gruppenreise geht. Unsere Business Travel Experten kümmern sich um Einzel-Arrangements für Flüge, Hotels, Mietwagen oder Bahn. Für Selbst-Bucher stehen eigene Online-Tools oder BEasy, unser Travelmaster zur Verfügung. Mit zahlreichen Service-Upgrades, machen wir Ihre Reiseplanung zum „easy-going“. Wir denken auch an Einsparungen, „Duty of care“ oder Nachhaltigkeit. Und sorgen somit bei Ihrem Travel Management für eine Punktlandung!
Ihre Nummer 1.
Ob in Österreich oder als globaler Netzwerkpartner von American Express Global Business Travel – bei Geschäftsreisen führt kaum ein Weg an uns vorbei! Persönliche Betreuung durch 160 top-qualifizierte Business Travel Profis. Lokaler Service in Wien, Linz, Graz, Salzburg, Klagenfurt & Bregenz. 24/7-Notfall-Hotline mit lokalen Mitarbeitern in Österreich besetzt. Firmenspezifische Online-Tools. Lokales Online Support Team mit technischem Helpdesk uvm. www.vb-business.at
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